Παραδοσιακά, οι προσκλήσεις χρησιμοποιούνταν από αριστοκράτες της υψηλής κοινωνίας και δημιουργούσαν μια αίσθηση αποκλειστικότητας και ιδιαίτερης τιμής, καθώς αποστέλλονταν μόνο σε όσους θεωρούνταν «άξιοι» να τις λάβουν. Η πρόσκληση σε κοινωνικές εκδηλώσεις είχε φτάσει να θεωρείται μορφή τέχνης, με τη χρήση ειδικού χαρτιού, καλλιγραφίας και σφραγίδων με βουλοκέρι.
Σήμερα, μπορεί κανείς να τιμήσει τον καλεσμένο του στέλνοντας μία πρόσκληση, είτε εκείνη αφορά ένα επίσημο δείπνο, είτε ακόμη κι ένα παιδικό πάρτι. Σε κάθε περίπτωση, υπάρχουν ακόμη και τώρα κάποιοι κώδικες που καλό είναι να ακολουθούμε, είτε είμαστε ο οικοδεσπότης που στέλνει την πρόσκληση, είτε ο καλεσμένος που τη δέχεται. Θυμηθείτε: Η πρόσκληση είναι η πρώτη επικοινωνία σχετικά με ένα event, και συνήθως δίνει το στίγμα του τι θα ακολουθήσει.
Margarita’s Way
Όταν στήνω ένα event, μου αρέσει να φτιάχνω τη λίστα των καλεσμένων, καθώς και το θέμα του πάρτυ ή του καλέσματος. Ακόμα και μικρό να είναι ένα dinner, έχει πάντα αρχή, μέση, και τέλος.
Η πρόσκλησή μου για μικρά καλέσματα είναι πάντα με μήνυμα, ενώ σε μεγάλα καλέσματα δημιουργώ μία ιστορία, ακολουθώ τους κανόνες και στέλνω τις προσκλήσεις ηλεκτρονικά.
How to
Η πρόσκληση έχει κατά κύριο λόγο ενημερωτικό χαρακτήρα. Θα πρέπει λοιπόν να παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες: Τη διάθεση του καλέσματος και το ύφος του, το ποιος είναι ο οικοδεσπότης, πότε θα γίνει και ποια είναι η ακριβής ώρα προσέλευσης, το πού θα διεξαχθεί, ποιο είναι το dress code, και το RSVP (μέχρι ποτέ και σε ποιον μπορώ να απαντήσω): Τα αρχικά RSVP προέρχονται από τα Γαλλικά «Répondez, s’il vous plaît» που σημαίνει «παρακαλώ απαντήστε».
Κάποιες φορές, απαραίτητο είναι να προσθέσουμε τα εξής:
- σκοπό του καλέσματος
- σαφείς οδηγίες (π.χ. εάν το πάρτυ είναι μασκέ, εάν πρόκειται για φιλανθρωπική εκδήλωση)
- εάν μπορεί ο καλεσμένος να φέρει συνοδό ή το παιδί του
- τα εκτός πρωτεύουσας καλέσματα μπορεί να παρέχουν περισσότερες πληροφορίες
- λίστα με διατροφικές συνήθειες ή αλλεργίες
Μορφή πρόσκλησης
Παλαιότερα, τα πολύ σημαντικά γεγονότα όπως ο γάμος ή η βάπτιση, απαιτούσαν μόνο χειρόγραφες προσκλήσεις, οι οποίες παραδίδονταν αυτοπροσώπως. Τώρα πια οι χειρόγραφες προσκλήσεις παραδίδονται από επαγγελματίες, ενώ σιγά-σιγά τη θέση τους έχουν πάρει και οι ηλεκτρονικές προσκλήσεις με τη μορφή emails. Φυσικά, η δημιουργία ηλεκτρονικής πρόσκλησης έχει εξελιχθεί και βλέπουμε συχνά πολύ ωραία δείγματα γραφιστικής που δίνει ξεκάθαρα τη διάθεση του καλέσματος.
Αφού δημιουργηθεί η λίστα των καλεσμένων, η ηλεκτρονική αποστολή γίνεται αυτόματα σε όλους και ο οικοδεσπότης μπορεί ανά πάσα στιγμή να δει ποιός άνοιξε την πρόσκληση, ποιός απάντησε, πόσα άτομα θα παρευρεθούν τελικά, ώστε να αναδιαμορφώσει τη λίστα του και να προετοιμάσει καλύτερα το κάλεσμα.
Εάν έχουμε ένα μικρό κάλεσμα, τότε η πρόσκληση μπορεί να γίνει με ένα απλό email, με μήνυμα ή με τηλεφωνική επικοινωνία. Σε κάθε περίπτωση, ο καλεσμένος διευκολύνεται όταν οι πληροφορίες του δίνονται γραπτώς, συνεπώς καλό είναι να αποφεύγουμε το τηλέφωνο.
Το πρόβλημα στα μικρά καλέσματα είναι ότι κάποιος μπορεί να ακυρώσει την τελευταία στιγμή, ανατρέποντας όλη την ισορροπία (είναι διαφορετικό να λείψουν δύο άτομα από τα εκατό, από το να λείψουν σε ένα κάλεσμα οκτώ ατόμων). Δεν είναι κακό να καλέσουμε, σε αυτή την περίπτωση, κάποιον δικό μας άνθρωπο να συμπληρώσει την παρέα, διανθίζοντας το κάλεσμα!
Στον φάκελο της πρόσκλησης θα πρέπει να αναφέρεται πρώτα ο κύριος και μετά η κυρία. Στην πρόσκληση δεν αναφέρουμε ποτέ τη λέξη οικογένεια.
Σε κάθε πρόσκληση καλό θα είναι να αναφέρεται ο τρόπος ένδυσης.
Πάντοτε προσκαλούμε 10% περισσότερους από όσους μπορούμε να υποδεχθούμε, γιατί θα πρέπει να υπολογίσουμε και τις ακυρώσεις.
Tips
- Εάν στείλουμε την πρόσκληση πολύ νωρίς κινδυνεύουμε να ξεχαστεί, ενώ εάν την στείλουμε πολύ αργά, μπορεί οι καλεσμένοι μας να μην είναι διαθέσιμοι τη συγκεκριμένη ημέρα.
- Οι σωστοί χρόνοι είναι οι εξής:
Για γάμο, βάπτιση 4-6 εβδομάδες
Για επίσημο δείπνο 2 εβδομάδες
Για χαλαρό δείπνο 1-2 εβδομάδες
Πάρτυ 3-4 εβδομάδες
Μεσημεριανό ή Τσάι 1-2 εβδομάδες - Εάν η ημερομηνία του καλέσματος βρίσκεται κοντά σε επίσημη αργία ή διακοπές, μία καλή ιδέα είναι να στείλουμε αρκετά νωρίτερα ένα “SAVE THE DATE” υποδεικνύοντας ότι θα ακολουθήσει κάποια στιγμή και η πρόσκληση. Το save the date είναι χρήσιμο και σε περιπτώσεις που το κάλεσμα είναι εκτός πρωτεύουσας ή χώρας, αφού προσφέρει ικανό χρόνο ώστε να οργανωθούν όλες οι κρατήσεις (εισιτήρια, ξενοδοχεία). Καλός χρόνος αποστολής θεωρείται από 1-3 μήνες νωρίτερα, ανάλογα τα χαρακτηριστικά της εκδηλώσης.
Do
- Ως καλεσμένοι, καλό είναι να απαντάμε το συντομότερο δυνατό στην περίπτωση που δεν σκοπεύουμε να παρευρεθούμε, ώστε ο οικοδεσπότης να έχει το περιθώριο οργάνωσης της λίστας του seating και του φαγητού.
- Γενικός κανόνας λοιπόν είναι να απαντάμε στο RSVP μέσα στο χρονικό πλαίσιο που μας έχει ζητηθεί. Μία χειρόγραφη κάρτα, ένα email ή τηλεφώνημα αρκούν. Θυμηθείτε πως εάν δεν απαντήσετε, ο οικοδεσπότης θα υποθέσει ότι θα παρευρεθείτε! Όταν απαντάμε αρνητικά, καλό θα είναι να βάζουμε μία μικρή επεξήγηση.
- Εάν υπάρχουν σοβαρές αλλεργίες και ιδιαίτερες διατροφικές συνήθειες για λόγους υγείας, οφείλουμε να ενημερώσουμε γι’ αυτές, μαζί με την απάντηση μας ότι θα παραβρεθούμε.
- Σαν καλεσμένοι, καλό είναι επίσης να ζητάμε διευκρινήσεις για οτιδήποτε δεν μας είναι ξεκάθαρο στο κάλεσμα.
- Φεύγοντας από το κάλεσμα πάντα ευχαριστούμε τον οικοδεσπότη για την τιμή. Καλό είναι επίσης, την επόμενη ημέρα, να στέλνουμε ένα ευχαριστήριο σημείωμα ή μήνυμα καθώς και το δώρο μας.
- Οι κανόνες εθιμοτυπίας ορίζουν ότι εάν παρευρεθήκαμε σε μια σοβαρή κοινωνική εκδήλωση ως καλεσμένος, είμαστε υποχρεωμένοι να στείλουμε ένα ευχαριστήριο σημείωμα στους οικοδεσπότες και επίσης να ανταποδώσουμε την πρόσκληση εντός τριών έως τεσσάρων μηνών.
Don’t
- Όταν στέλνουμε ηλεκτρονική πρόσκληση, φροντίζουμε η λίστα να μην είναι δημόσια αλλά ιδιωτική, ώστε οι καλεσμένοι να μην έχουν εικόνα των υπολοίπων, ή των μηνυμάτων που δέχονται οι οικοδεσπότες.
- Δεν φέρνουμε +1 απροειδοποίητα, καθώς με αυτό τον τρόπο φέρνουμε σε δύσκολη θέση τον οικοδεσπότη. Θυμηθείτε. Αν ήθελε να φέρετε συνοδό ή τα παιδιά σας, θα το ανέφερε στην πρόσκληση.
- Εάν σαν οικοδεσπότης αντιμετωπίσουμε μία τέτοια συνθήκη, φροντίζουμε να μη φέρουμε σε δύσκολη θέση τον συνοδό του καλεσμένου μας, αλλά να τον περιποιηθούμε με τον καλύτερο τρόπο.
- Σε μια πρόσκληση εθιμοτυπικά δεν αναφέρουμε τη λίστα δώρων. Παρ’όλα αυτά, στην περίπτωση του γάμου, επειδή είναι κάτι που διεκολύνει τόσο το ζευγάρι όσο και τους καλεσμενους, συνήθως αναφέρεται. Επίσης, μπορούμε αντί δώρων, να προτείνουμε οι καλεσμένοι μας να κάνουν μία δωρεά σε κάποιο ίδρυμα, εάν αυτό επιθυμούμε.
Fun facts
1900: Οι κυρίες αφήνουν «κάρτες επίσκεψης».
Οι κάρτες αυτές ήταν πολύ δημοφιλείς κατά τη Βικτωριανή εποχή, κι ενημέρωναν έναν φίλο ή μέλος της οικογένειας ότι τους επισκεφτήκαμε ενώ έλειπαν από το σπίτι.
1915: Οι μελλόνυμφοι έστελναν μαζί με τις προσκλήσεις και κάποιες κάρτες που επέτρεπαν μόνο σε όσους ήταν καλεσμένοι να εισέλθουν στην εκκλησία τη μεγάλη ημέρα. Δεν ήταν λοιπόν απαραίτητο για τους καλεσμένους να απαντήσουν στην πρόσκληση, αρκούσε να έχουν μαζί τους τις κάρτες εισόδου.
Δεκαετία του 1950: Θεωρούνταν μέγιστη αγένεια να μην απαντήσει κανείς σε μία πρόσκληση, την ίδια ακριβώς στιγμή που τη λάβει.
